蓄積ヒストリー

内向型女子32歳。東京で、もがいて痛みながら作り出す、余白のある人生。

仕事の電話をかけるのが苦手で怖い…内向型の私が日々対策していること

 

内向型が職場で働くにあたって避けられない刺激に、電話があります。
5年ほど働いて慣れてきましたが、やっぱり苦手なんですよねえ。

私の場合、電話が苦手な理由はこんな感じ。

 

【かかってくる電話編】

・突然かかってきて作業が中断するため、深い思考が途切れて調子が狂う。横入の仕事が入りマルチタスクになって混乱する。

・相手に何を言われるかわからないので怖い。

・その場で回答しなければならないプレッシャーに襲われてパニックになる。

 

【かける電話編】

・話すのが苦手なので言葉に詰まらないか、相手に言いたいことが伝わるか不安。

・必要以上に緊張してしまう。

・相手の時間を奪うので図々しい感じがして委縮してしまう。

 

対策としては、こんな感じ。

・必要のない電話は出ない(こちらの記事に詳しく書きました)

・相手の話を遮らずによく聞き、まずは理解することに集中する。

・すぐに回答できなければ落ち着いて折り返す旨伝える。(焦って回答しない)

・あらかじめ話す内容を順序だててメモを作る(出だしの挨拶から書いておく)

 

電話が苦手な人はすでに実践していることばかりだと思います。
今回の記事では、上記以外で、私が対策していることをお伝えします。

私は特にかける電話が苦手なので、「かける電話」の話メインです!

 
内向型とは何か?は、こちらの記事を参照してください

chikuseki-history.hatenablog.com

 

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1 自分の発声しやすい音域で話す

声のトーンについて。

電話では相手が聞き取りやすいように、一段階高い声で話しましょう、なんて言われますよね。
でも、私は地声が低めなので、高い声でしゃべろうとすると余計なエネルギーを消費して疲れてしまいます。

私が落ち着いて出すことができるのは、低めの音域かつ少し湿り気を含んだ声。
一度深呼吸して、自分の話しやすい声で話すようにしています。


そのほうが、心に余裕ができるんですよね。
もちろん、話す内容はメモに整理してあり、それを見ながら話します。

世間では高い声が好まれるかもしれませんが、この声で文句を言われたことはありません。笑
 

電話は顔が見えず怖い、という意見もあります。
でも、相手の反応がダイレクトに見えない分、直接受ける刺激が減り、対面で話すときより自分のペースを崩さずに話せるとも感じています。

 

2 話始めればなんとかなる

かける電話でいちばん怖いのは、いつか?
私の場合、相手が電話に出て、自分が用件を伝え始める瞬間まで。

終わった後に振り返ると、
「あれ、大したことなかったなw」
と思うこともしばしば。

1週間もたてば、電話をかける前のドキドキや不安なんて覚えていません。 

私は、突然電話をかけることによって、相手の時間を奪うことが図々しくて委縮してしまいがちです。
たぶん、私自身が、横入の仕事や、電話で自分の作業が中断されることが苦手なので、相手に同じことをするのに抵抗があるのだと思います。

特にお願いや催促の電話が大の苦手。
もともと話すのが得意ではないのに、自分の言葉によって人に動いてもらうことに、落ち着かない感覚に陥ります。

 

でも最近は、心の切り替えができるようになってきました。
「仕事ってそういうもんよ」
「私もこの間横入の仕事電話で頼まれたけど、淡々とやったな…」

こんな感じで割り切っています。
1か月もたてば、こっちからかけた電話のことなんて相手も覚えてないですしね。

 

自分の発声しやすい音域で、クッション言葉をちりばめて話せば、不安も少しはやわらぎます。
丁寧に伝えれば、常識ある人であればちゃんと対応してくれます。

私は、今の仕事でかかわる人たちがいい人が多く、感動しています…(クレームだらけの職場にいたらまた別だと思いますが…)

 

電話が怖い、という意識は、脳が作り出した妄想であることも多いと気が付きました。
私は、内向型の特性で、いろんな事態を想定して不安になり、動けなくなる傾向があります。
でも、それは今、実際に起こっていることではないんですよね。

「話し始める勇気」が、一番大切かもしれません。
話始めれば、多少言葉に詰まっても、やるしかないのでなんとか乗り切れます。。

 

3 事前に相手にメールする

 次の場合、電話前に相手にメールを送るようにしています。

(1)複雑な内容を伝える場合

伝える内容が複雑だと、準備して電話をかけたつもりでも、途中で混乱してしまうことがあります。
混乱ながら話す内容って、当然相手に伝わりにくいですよね…。

こんなときは事前にメール。

概要を伝えておけば、相手も内容を大体把握した状態で電話に出てくれます。

話しながら混乱してしまっても、「こういうことですか?」と相手のほうからフォローしてくれたり…

意思疎通が格段にスムーズに進みますよ。

(2)相手から意見を聞き出す場合

相手も自分の仕事の合間を縫って電話に出てくれています。

「〇〇について意見を聞かせてください」

突然電話で言われても、相手の頭はすぐに追いつきません。結果、いい意見をもらえないことも…

こんなときも事前にメール。
相手も意見を考えた上で電話に出てくれるので、内容が濃いやりとりができます。

電話予告メールを送る際のポイントがひとつ。
相手に、電話をかける時間を予約することです。

「詳細は明日〇時ごろにお電話でお話したいのですが、ご都合よろしいでしょうか?」 

突然電話をかけて、相手の時間を奪う罪悪感を減らせます。
相手と約束したら、電話するしかありません。電話から逃げる理由がなくなりますよ。

 

4 それでも電話をかける気が起きないとき

電話をかける必要性が、電話が嫌だという気持ちに負けてしまうときです。

自分の中で、こんなこと相手に聞くことでもないな、と思っていたり。なにかしら理由があるはず。

内向型は、目的と理由がはっきりしていれば行動できる場合が多いので、行動できないということは、電話をかける目的があいまいということです。 

行動できない理由と、相手から聞き出したい情報を照らし合わせて考え、上司に相談するなり、今回は何もしないなり、対応します。

「かけなきゃ、でもかけられない、かけなきゃ…」

「相手に聞かなきゃ、でもほんとに聞かなきゃいけないことなのかな…」

ここで脳内独り言ループに入ると、精神力と時間を無駄にするので注意です。。
いちど独り言から離れて、冷静に考える必要があります。難しいですけどね…

 

5 電話について思うこと。内向型を活かす。

電話1本かけるのに、こんなにいろいろ考えてしまう自分の性格は、本当にめんどいなwと思います。
時間もかかるし、非効率。
ぱっぱと何も考えずに電話できるようになりたい。 

でも、考えてしまうのは内向型の特性だから、ある程度は仕方ない。。
言葉に詰まるのは、ちゃんと話そうとしている証拠だから、大丈夫。 
別の視点から見れば、相手の立場に立って、言葉を選んで、丁寧に対応できるということです。

仕事をする上で、切っても切れない存在の電話。
 不器用な誠実さを売りに、これからも付き合っていきます。


ちなみに私は、会議での発言もあまり得意ではありません。。
こちらの記事に、内向型が会議で活躍する方法について書いています。よかったら参考にしてくださいネ。

chikuseki-history.hatenablog.com