内向型が職場で働くにあたって避けられない刺激に、電話があります。
5年ほど働いて慣れてきましたが、やっぱり苦手なんですよねえ。
私の場合、電話が苦手な理由はこんな感じ。
【かかってくる電話編】
・突然かかってきて作業が中断するため、深い思考が途切れて調子が狂う。横入の仕事が入りマルチタスクになって混乱する。
・相手に何を言われるかわからないので怖い。
・その場で回答しなければならないプレッシャーに襲われてパニックになる。
【かける電話編】
・話すのが苦手なので言葉に詰まらないか、相手に言いたいことが伝わるか不安。
・必要以上に緊張してしまう。
・相手の時間を奪うので図々しい感じがして委縮してしまう。
対策としては、こんな感じ。
・必要のない電話は出ない(こちらの記事に詳しく書きました)
・相手の話を遮らずによく聞き、まずは理解することに集中する。
・すぐに回答できなければ落ち着いて折り返す旨伝える。(焦って回答しない)
・あらかじめ話す内容を順序だててメモを作る(出だしの挨拶から書いておく)
電話が苦手な人はすでに実践していることばかりだと思います。
今回の記事では、上記以外で、私が対策していることをお伝えします。
私は特にかける電話が苦手なので、「かける電話」の話メインです!
☆内向型とは何か?は、こちらの記事を参照してください
chikuseki-history.hatenablog.com
1 自分の発声しやすい音域で話す
声のトーンについて。
電話では相手が聞き取りやすいように、一段階高い声で話しましょう、なんて言われますよね。
でも、私は地声が低めなので、高い声でしゃべろうとすると余計なエネルギーを消費して疲れてしまいます。
私が落ち着いて出すことができるのは、低めの音域かつ少し湿り気を含んだ声。
一度深呼吸して、自分の話しやすい声で話すようにしています。
そのほうが、心に余裕ができるんですよね。
もちろん、話す内容はメモに整理してあり、それを見ながら話します。
世間では高い声が好まれるかもしれませんが、この声で文句を言われたことはありません。笑
電話は顔が見えず怖い、という意見もあります。
でも、相手の反応がダイレクトに見えない分、直接受ける刺激が減り、対面で話すときより自分のペースを崩さずに話せるとも感じています。
2 話始めればなんとかなる
かける電話でいちばん怖いのは、いつか?
私の場合、相手が電話に出て、自分が用件を伝え始める瞬間まで。
終わった後に振り返ると、
「あれ、大したことなかったなw」
と思うこともしばしば。
1週間もたてば、電話をかける前のドキドキや不安なんて覚えていません。
私は、突然電話をかけることによって、相手の時間を奪うことが図々しくて委縮してしまいがちです。
たぶん、私自身が、横入の仕事や、電話で自分の作業が中断されることが苦手なので、相手に同じことをするのに抵抗があるのだと思います。
特にお願いや催促の電話が大の苦手。
もともと話すのが得意ではないのに、自分の言葉によって人に動いてもらうことに、落ち着かない感覚に陥ります。
でも最近は、心の切り替えができるようになってきました。
「仕事ってそういうもんよ」
「私もこの間横入の仕事電話で頼まれたけど、淡々とやったな…」
こんな感じで割り切っています。
1か月もたてば、こっちからかけた電話のことなんて相手も覚えてないですしね。
自分の発声しやすい音域で、クッション言葉をちりばめて話せば、不安も少しはやわらぎます。
丁寧に伝えれば、常識ある人であればちゃんと対応してくれます。
私は、今の仕事でかかわる人たちがいい人が多く、感動しています…(クレームだらけの職場にいたらまた別だと思いますが…)
電話が怖い、という意識は、脳が作り出した妄想であることも多いと気が付きました。
私は、内向型の特性で、いろんな事態を想定して不安になり、動けなくなる傾向があります。
でも、それは今、実際に起こっていることではないんですよね。
「話し始める勇気」が、一番大切かもしれません。
話始めれば、多少言葉に詰まっても、やるしかないのでなんとか乗り切れます。。
3 事前に相手にメールする
次の場合、電話前に相手にメールを送るようにしています。
(1)複雑な内容を伝える場合
伝える内容が複雑だと、準備して電話をかけたつもりでも、途中で混乱してしまうことがあります。
混乱ながら話す内容って、当然相手に伝わりにくいですよね…。
こんなときは事前にメール。
概要を伝えておけば、相手も内容を大体把握した状態で電話に出てくれます。
話しながら混乱してしまっても、「こういうことですか?」と相手のほうからフォローしてくれたり…
意思疎通が格段にスムーズに進みますよ。
(2)相手から意見を聞き出す場合
相手も自分の仕事の合間を縫って電話に出てくれています。
「〇〇について意見を聞かせてください」
突然電話で言われても、相手の頭はすぐに追いつきません。結果、いい意見をもらえないことも…
こんなときも事前にメール。
相手も意見を考えた上で電話に出てくれるので、内容が濃いやりとりができます。
電話予告メールを送る際のポイントがひとつ。
相手に、電話をかける時間を予約することです。
「詳細は明日〇時ごろにお電話でお話したいのですが、ご都合よろしいでしょうか?」
突然電話をかけて、相手の時間を奪う罪悪感を減らせます。
相手と約束したら、電話するしかありません。電話から逃げる理由がなくなりますよ。
4 それでも電話をかける気が起きないとき
電話をかける必要性が、電話が嫌だという気持ちに負けてしまうときです。
自分の中で、こんなこと相手に聞くことでもないな、と思っていたり。なにかしら理由があるはず。
内向型は、目的と理由がはっきりしていれば行動できる場合が多いので、行動できないということは、電話をかける目的があいまいということです。
行動できない理由と、相手から聞き出したい情報を照らし合わせて考え、上司に相談するなり、今回は何もしないなり、対応します。
「かけなきゃ、でもかけられない、かけなきゃ…」
「相手に聞かなきゃ、でもほんとに聞かなきゃいけないことなのかな…」
ここで脳内独り言ループに入ると、精神力と時間を無駄にするので注意です。。
いちど独り言から離れて、冷静に考える必要があります。難しいですけどね…
5 電話について思うこと。内向型を活かす。
電話1本かけるのに、こんなにいろいろ考えてしまう自分の性格は、本当にめんどいなwと思います。
時間もかかるし、非効率。
ぱっぱと何も考えずに電話できるようになりたい。
でも、考えてしまうのは内向型の特性だから、ある程度は仕方ない。。
言葉に詰まるのは、ちゃんと話そうとしている証拠だから、大丈夫。
別の視点から見れば、相手の立場に立って、言葉を選んで、丁寧に対応できるということです。
仕事をする上で、切っても切れない存在の電話。
不器用な誠実さを売りに、これからも付き合っていきます。
ちなみに私は、会議での発言もあまり得意ではありません。。
こちらの記事に、内向型が会議で活躍する方法について書いています。よかったら参考にしてくださいネ。
chikuseki-history.hatenablog.com